Projektový a dotační management 3. cvičení - Projekt a projektový management Ing. Daniel Němec Vymezení pojmu PROJEKT –„Časově omezené úsilí vykonané za účelem vytvořit jedinečný produkt nebo službu“. – –Jedinečné, časově omezené aktivity vs. rutinní činnosti se standardizovaným výstupem. •Projekt je dokončen, když jsou splněny jeho cíle •Rutinní činnosti se opakují, jejich účelem je udržet organizaci v chodu • –Charakteristické znaky projektu •Trojimperativ: čas, náklady, věcné provedení •Jedinečnost •Zahrnuje zdroje: lidské, materiální • – • – – • Vymezení pojmů –Trojimperativ projektu – • – – • Vymezení pojmů •Cíle –Slovní popis účelu a smyslu projektu, kterého má být dosaženo. Obsahuje i popis indikátorů – metrik – jak poznáme, že ho bylo dosaženo. –Cíl / Přínos •Etapa/Aktivita –Časový úsek projektu s určitým společným prvkem. Ve většině případů na sebe logicky navazují. Vymezení pojmů •Výstupy –Konkrétní výsledek z jednotlivých etap/celého projektu (nový produkt, SW, rekonstruovaná nemovitost…) •Milník –Slouží k oddělení etap/aktivit. Zásadní termín pro dokončení určitého druhu prací (projektová dokumentace, stavební povolení, nákup technologií…) • – Vymezení pojmů •Rozpočet •detailní finanční plán projektu, který specifikuje veškeré plánované náklady a zdroje příjmů. • –Náklady přímé a nepřímé, –Osobní –Materiál –Subdodávky –… Vymezení pojmů •Typy projektů –Investiční (stavební) –Neinvestiční (osobní náklady) –Výzkumné –Partnerské –Vývoj nového produktu –Nová podnikatelská aktivita –… Vymezení pojmů •Projektový management –Soubor dovedností a metod plánování, organizování a řízení projektu od jeho počátku až po úspěšné ukončení. •Projektový manažer –Pozice/role odpovědná za vedení a koordinaci jednotlivých fází a aktivit od zahájení do ukončení projektu. Fáze projektu 10 Fáze projektu •Životní cyklus projektu definuje: –Jaké aktivity mají být vykonány v průběhu jednotlivých fází. –Kdo má být zapojen ve které fázi. – •Mohou být velmi obecné i detailní, ale většinou sdílejí několik základních charakteristik: –Náklady a personální zajištění jsou nízké na začátku a vyšší ke konci projektu. –Pravděpodobnost úspěšného ukončení projektu je nejnižší na začátku, takže riziko a nejistota je zde největší, a postupně se snižuje. –Schopnost zainteresovaných stran ovlivnit konečné náklady a charakteristiku výsledného produktu/služby je nejvyšší na začátku projektu a snižuje se v průběhu realizace. • Fáze projektu – Inicializace –Iniciační fáze představuje první seznámení s projektem a slouží k rozhodnutí, zda projekt přijmout, či nikoliv. –Z pohledu investora se v této fázi jedná o výběr vhodného realizátora • Fáze projektu – Inicializace –S.M.A.R.T. cíle projektu •Splnění cílů projektu je předpokladem jeho úspěšného ukončení – cíle definují, kam projekt směřuje a jsou indikátorem toho, zda se tak skutečně stalo. Mohou být formulovány jako S.M.A.R.T. – •Specific (specifické) •Measurable (měřitelné) •Achievable (dosažitelné – jsem schopen jich technicky dosáhnout) •Realistic (realistické – odpovídají realitě trhu/zákazníkům) •Time terminated (Časově vymezitelné) • • – – 12 Fáze projektu – Inicializace –Koncept projektu: –Klíčový dokument pro management/rozhodování –Stručný popis projektu –Cíl –Hlavní parametry (délka, rozpočet, tým) –Max. 1-2 A4 • –Zpracování logického rámce: – • 14 Fáze projektu – Inicializace Objektivně ověřitelné indikátory Zdroje a prostředky ověření Předpoklady/Rizika Celkový cíl Co je celkovým, obecným cílem, k jehož naplnění projekt povede? Jaké jsou klíčové indikátory související s celkovým cílem? Jaké jsou zdroje informací pro tyto indikátory? Účel projektu Jaké jsou specifické cíle, kterých má projekt dosáhnout? Jaké jsou kvalitativní a kvantitativní indikátory, ukazující, zda a v jaké míře bylo dosaženo specifických cílů? Jaké existují zdroje informací a metody potřebné pro jejich získání? Jaké jsou vnější faktory a podmínky nutné pro splnění specifických cílů? Jaká rizika musíme vzít v úvahu? Očekávané výsledky Jaké má projekt konkrétní výstupy, jimiž dosáhne cíle. Jaké jsou plánované dopady a přínosy projektu? Jaké zlepšení a změny budou výsledkem projektu? Které indikátory určí, zda a do jaké míry bylo dosaženo plánovaných přínosů a výsledků projektu? Zdroje informací pro tyto indikátory. Které faktory a podmínky mimo naši kontrolu musíme mít na paměti, abychom očekávaných výsledků dosáhli ve stanoveném termínu? Aktivity Jaké klíčové aktivity mají být provedeny a v jakém sledu? Jaké prostředky jsou nutné pro realizaci aktivit (lidské zdroje, vybavení, studie atp.)? Zdroje informací týkající se postupu realizace. Jaké předpoklady je nutné splnit před začátkem projektu? Za jakých podmínek je možné realizovat plánované aktivity? –Co je účelem plánování: •Jasné zadání – konkrétně stanovené cíle. •Jakým způsobem dojdeme k naplnění cílů. •Dokdy mají být aktivity splněny. •Kdo a s jakými zdroji je bude realizovat. •Jak poznáme, že vše jde, jak má. • 15 Fáze projektu – Plánování Fáze projektu – Plánování •Work breakdown structure (WBS) •Rozložení hlavního cíle na detailnější části a úkoly – vzít do úvahy všechny nutné kroky spolu s tím, kdo za ně odpovídá v jakém čase a s jakými zdroji. •Provádíme ji až do té úrovně, kdy je možné u každého koncového úkolu měřit jeho splnění, delegovat, odhadnout riziko a nemá smysl jej dále dělit. • •https://www.youtube.com/watch?v=BVcd9uy9kuQ 16 Fáze projektu – Plánování •Rozdělení úkolů do pracovních balíčků • 17 Pracovní balíček Úkoly Odpovídá Rozpočet Začátek Ukončení Přípravné práce a)Nákup nemovitosti b)Projektová dokumentace c)Stavební povolení d)Dokumentace k územnímu rozhodnutí Jan Novák architekt 3.000.000,- 200.000,- 1.1.2024 1.5.2024 30.4.2024 31.8.2024 Stavební práce a)Výběr dodavatele b)Hrubá stavba c)Úprava terénu Pořízení technologického vybavení a) Projektové role - Přestože každý projekt je jiný, vyskytují se v téměř každém z nich totožné role - Přiřazení role v týmu může být formální i neformální - V některých případech mohou jednotlivci zastávat více rolí Je nezbytné, aby každý člen projektového týmu rozuměl „své“ roli, tj. co se od něj očekává, hned na začátku realizace projektu. Nedostatečně vyjasněné kompetence – kdo dělá co – mohou znamenat neúspěch celého projektu. 18 Fáze projektu – Plánování Obsah obrázku text, oblečení, muž, osoba Obsah vygenerovaný umělou inteligencí může být nesprávný. –Sestavení projektového týmu • • 20 Projektový management – Plánování ŘÍDÍCÍ KOMISE MANAŽER Partnerská organizace xxx s.r.o. Experti v partnerské organizaci na danou oblast ADMIN. PRACOVNÍK ODBORNÝ GARANT ASISTENT ODBORNÝ PRACOVNÍK Projektový management – Plánování 21 Semestrální práce - úkol