Plánování eventu

To jsou 3 základní otázky, které si musíme položit v rámci plánování eventu. Abychom je dokázali adekvátně zodpovědět, je proto nezbytné nepodcenit analýzu, které samotné plánování předchází. A co všechno by analýza měla zahrnovat?

• Analýza trhu
• Analýza konkurence
• Předpokládaný počet účastníků
• Ochota platit - kolik jsou účastníci ochotni zaplatit za náš event?
• Možnosti proma s ohledem na typ eventu

Díky těmto informacím si můžeme detailně nastavit marketingovou strategii. A co to marketingová strategie je?

Marketingová strategie

Jedná se o dlouhodobý plán, který zahrnuje veškeré cíle společnosti. Snahou je co nejefektivněji představit a prodat nabízené služby či produkty. 

Jak může vypadat dobře nastavená strategie?

• Mercedes Benz - uznávaná značka, jejíž renomé je neotřesitelné, nevyrostla přes noc. Svou pověst dlouhodobě buduje a staví ji na ucelené komunikaci, která se odráží ve všech jejich aktivitách. Důraz na stylovost, luxus, efektivitu a využití nejmodernějších technologií se staly synonymem pro vozy německého automobilového giganta. Právě tyto hodnoty se snaží maximálně zdůrazňovat napříč svými kampaněmi, kterým dává pomyslné pozlátko velký apel na emoce. Právě ty zajišťují Mercedesu žádoucí povědomí o značce a pozornost u klientů především z řad majetnějších zákazníků.

• GoPro - zcela autentický obsah se snaží ve své komunikaci prezentovat značka GoPro - využívání uživatelského obsahu ukazuje nejen způsoby, jakými lze kamery využívat, ale především může prokázat, že kvalita záznamů je skutečně na špičkové úrovni.
  
• RedBull - když se řekne Redbull, určitě si vedle energetického nápoje vybavíte i téma extrémních sportů (a nejen extrémních). Právě adrenalinem nabité události jsou pro marketingovou strategii zcela zásadní.
  Kteří čeští sportovci jsou spojeni s RedBullem?

  Show answer Hide answer

  Odpověď tady nenajdete. Nachystejte si ji na příští hodinu.

A takto to může vypadat, když pošlete jezdce ve formuli 1 z ČR na Slovensko, 1,6 milionů zhlédnutí na YT a stovky článků, kde je branding na prvním místě se o popularitu značky hravě zaslouží.

Marketingový plán

Stanovení rozpočtu a cílů

Cíle eventu jsou prvkem, se kterým stojí a padá správně nastavený marketingový plán. Bez nich nebudete schopni event adekvátně zrealizovat.

Obsah eventu
Díky jasně stanoveným cílům již můžete hledat optimální cestu k jejich naplnění. Právě formát akce s ohledem na rozpočtové možnosti i vybrané publikum jsou dalším zásadním mezníkem, ke kterému byste měli přihlížet. V rámci procesu rozhodování neopomeňte nahlédnout do auditů předchozích eventů - zjistíte, jestli byly obsahově správně naplněny a jestli se očekávání setkala s realitou nebo účastníci byli spíše frustrováni. To může být cenným podnětem v rozhodování, jestli držet obsahovou linii nebo přijít s nějakou inovací. Klíčová přitom bude i cílová skupina. Pokud budete oslovovat jinou věkovou skupinu než činíte běžně u svých akcí, bude zde logicky i větší vůle se odpoutat od zažitých dogmat a vsadit na nový neotřelý nápad a formát eventu.

V této fázi byste již měli tedy pomalu modelovat harmonogram samotné akce a měli byste začít přemýšlet o jejich hlavních přednostech, zrevidovat můžete i fotky, videa nebo reference z minulých let. Pomohou vám v dalších fázích plánu.

Oslovení řečníků a aktivních účastníků
Už víte, jaký máte cíl, v jakých finančních intencích se bude váš event pohybovat i jaký bude rámcový program. Nyní byste však právě na něm měli začít jasně pracovat a dát mu jasnější obrysy. Každý event je jiný, obecně však pro nás budou zásadní následující kategorie zaintersovaných osob, na které bychom se měli zaměřit.

• Moderátor - klíčová součást snad každého eventu, dbejte na to, aby se jeho typologie vystupování shodovala s vašim eventem a moderátor byl schopný adekvátně oslovit publikum, případně ukočírovat časový harmonogram akce.
  
• Řečníci - nedílná součást konferencí, pro které jsou hlavním tahákem, který přiláká platící účastníky, nepodceňte tak komunikaci s potenciálními řečníky a modelujte program tak, aby byl koncepční a jasně strukturovaný.
• Vystupující - ať už se bavíme o Met Gala nebo vesnické zábavě v Horní Dolní, neobejde se akce bez kulturního programu.
• Sponzoři - eventy na sebe často nevydělají a před samotnou akcí bývá rozpočet napnutý. Pomoci si můžete přilákáním vhodných sponzorů. Představte jim akci a ukažte jim, jak se mohou na akci zviditelnit. Nebojte se být konkrétní a třeba i vytvořit barterové pro sponzory, ze kterých si budou moci vybrat podle jejich finančních možností.
• Partneři - o tom, že plánujete akci, nezapomeňte dát včas vědět vašim partnerům. Můžete jim přednostně poskytnout vstup na akci, nabídnout jim příležitost se podílet na programu nebo se zařadit mezi sponzory se zvýhodněnými podmínkami.

Zviditelnění eventu na těch správných místech
Vyhodnoťte stávající komunikační taktiky
Zaměřte se na osobní komunikaci
Nepodceňte Last call/last minute registrace
Vyhodnoťte celý proces

Návrh Event marketing 6 uživatele PRM