Logistický management 2 Logistické řízení firem Martin Hart martin.hart@mvso.cz Logistika zásobování, proces nákupu Logistika zásobování Všeobecné objekty opatřování Finanční prostředky Hmotné statky (zboží) Personál Informace peníze úvěry Provozní prostředky materiál Cizí služby Obchodní zboží Dispoziční práce Prováděcí práce Základní materiál Polotovary Provozní materiál Pomocný materiál Tři typy nákupních situací opakované, rutinní nákupní situace, kdy dochází k pravidelným nákupům pro potřeby výroby, zajišťování oprav, administrativy aj., modifikované situace, při nichž vznikají odchylky od standardních nákupů, např. je požadována změna kvality téhož nakupovaného materiálu, konstrukční úpravy dosud dodávaných dílů atd., nové nákupní situace, které vyžadují pokrytí zcela nových potřeb organizace. Rozlišují se tři typy nákupních situací: opakované, rutinní nákupní situace, kdy dochází k pravidelným nákupům pro potřeby výroby, zajišťování oprav, administrativy aj., modifikované situace, při nichž vznikají odchylky od standardních nákupů, např. je požadována změna kvality téhož nakupovaného materiálu, konstrukční úpravy dosud dodávaných dílů atd., nové nákupní situace, které vyžadují pokrytí zcela nových potřeb organizace. Nákup se člení do kroků: 1. Specifikace potřeb organizace, 2. Určení druhu výrobků a jejich kvality, 3. Detailní specifikace potřeb, 4. Identifikace dodavatele, 5. Nabídkové řízení, 6. Výběr dodavatele a stanovení ceny, 7. Uzavření hospodářské smlouvy a vystavení objednávky, 8. Trvalé sledování dodavatelů a jejich vyhodnocování. Proces nákupu lze rozčlenit do osmi kroků: Specifikace potřeb organizace – lze rozdělit na výrobní a nevýrobní spotřebu, je časově náročná, protože různé útvary mají různý charakter spotřeby. Pracovníci nákupu musí mít přehled o současných a budoucích potřebách podniku, aby mohli určit požadavky na dodavatele. Důležité je také určit možné odchylky od plánovaných potřeb, které ještě bude podnik schopen akceptovat. Určení druhu výrobků a jejich kvality – je nutno věnovat pozornost kvalitativním nárokům, dodacím podmínkám a dalším službám, které bude podnik od dodavatele požadovat. Detailní specifikace potřeb – požaduje se úzká spolupráce kupujícího a dodavatele. Oba musí být aktivní, sdělovat si informace. Pracovníci různých úseků podniku, kteří spolupracují při zpracování specifikace technických požadavků a podmínek nákupu, by se měli kontaktovat s potenciálními uživateli s cílem přesného určení vlastností produktu. Výsledkem konzultací je komplexně specifikovaný produkt ve formě seznamu požadavků (nabídkové dokumentace). Zároveň se projeví jeho užitečnost: jeho vhodnosti k praktickému použiti v podniku vyplynou podmínky týkající se ceny a optimální realizace zásobování Užitečnost produktu se pohybuje mezi dvěma hranicemi (obrázek 12): nedostatečné jakosti (pod úrovní požadované jakosti). to se týká těch charakteristik produktu. které neodpovídají přesně potřebám uživatelů (což neznamená. že produkt je špatný!). vyšší jakosti (nad úrovni požadované jakosti), to se týká těch charakteristik produktu. které uživatel nepotřebuje. Identifikace dodavatele – nutné získat informace o dodavatelích (Zlaté stránky, časopisy, internet, …). Dodavatelé sami zasílají nabídky, nabízejí výrobky poštou, osobně apod. Nabídkové řízení – dodavatelé předávají své nabídky. Nakupující je musí vyhodnotit z hlediska: ceny, dodacích podmínek, servisních služeb, dodávek náhradních dílů, spolehlivosti, úrovně výroby apod. Výběr dodavatele a stanovení ceny – je výsledkem nabídkového řízení. Cena je funkcí kvality, a proto nízká cena nemusí být nejvýhodnější. Úspory v nákupu mohou znamenat ztráty ve výrobě. Důležité jsou i náklady na dopravu, skladování, administrativu atd. Problémem může být počet dodavatelů, méně dodavatelů má výhody: nižší variabilita dodacích cyklů, jednodušší komunikace, vyšší ochota dodavatelů ke spolupráci a zlepšování kvality, lepší úroveň vztahů s partnery. Má i nevýhody a to především riziko poruch v dodávkách u menšího počtu dodavatelů. Z toho vyplývá důležitost kritéria spolehlivosti, to je snaha uzavírat dlouhodobé kontrakty s dodavateli. Výběr dodavatele je příklad vícekriteriálního rozhodování, existuje řada rozhodovacích metod (např. rozhodovací analýza, párové srovnávání, …). Výsledkem by měl být výběr dodavatele s nejlepším skóre. V nákupní skupině může docházet ke střetu zájmů (cena x kvalita, snadnost výroby x technické provedení, skladování x náklady na dopravu, vliv dodavatele na finanční situaci podniku). Uzavření hospodářské smlouvy a vystavení objednávky. Objednávka a smlouva musí být v souladu s požadavky zákazníků, kapacitními možnostmi podniku a zvoleným nákupním postupem. Trvalé sledování dodavatelů a jejich vyhodnocování. Je nutné vědět, že dodavatel dodá produkt v požadované kvalitě, že ji bude schopen dlouhodobě dodržovat. Péče o kvalitu začíná na vstupu (státní zájem na ochranu spotřebitele je upraven zákonem). Aby byli výrobci konkurence schopní, musí zvyšovat produktivitu práce, udržet úroveň rentability a snižovat ceny surovin. Proto musí dodavatelé i odběratelé spolupracovat na vývoji nových výrobků. U hlavních dodavatelů je nutno sledovat: finanční zdraví dodavatele, jak se vyvíjí jeho prodej, kdo jsou jeho hlavní zákazníci, jaké jsou jeho výkazy hospodaření, perspektivnost dodavatele, kolik má pracovníků ve vývoji, jaká je tvůrčí úroveň práce v organizaci, jeho výrobní schopnosti, kolik má výrobních jednotek, jaká je úroveň řízení výroby, jeho dodavatelské výkony, jak je schopen dodržovat dodací lhůty, dohodnutá množství a kvalitu, jeho výrobní sortiment, který je schopen nabízet, balení výrobků, úroveň paletizace, kontejnerizace dodávek, cenový vývoj, jeho trendy v cenové politice, vývoj nákladů, schopnost akceptovat moderní trendy v řízení výroby a zásob. 1. Specifikace potřeb organizace •Potřeba pro výrobní a nevýrobní úkoly •Pracovníci nákupu musí mít přehled o současných a budoucích potřebách podniku, aby mohli určit požadavky na dodavatele. •Důležité je také určit možné odchylky od plánovaných potřeb, které ještě bude podnik schopen akceptovat. Rozhodnutí vyrobit nebo nakoupit oZvýší použití určitého druhu materiálu hodnotu výrobku? oJsou náklady proporcionální ve vztahu k výrobku a jeho funkčnosti? oMusí mít výrobek všechny své předurčené vlastnosti? Jsou požadovány zákazníkem? Budeme se chovat účelně s ohledem na konkurenta? oExistuje jiné a lepší než předpokládané použiti výrobku? oJe možné vyrábět daný výrobek nebo jeho komponent s nižšími náklady? oExistuje standardizovaný výrobek, který by se mohl pro dané účely použít lépe? 1. Specifikace potřeb organizace Opakovaný nákup (Zásobování) V tomto případě je již produkt definovaný. Potřeby podniku se projevují v obchodních kritériích (množství, cena. terminy dodávek, zásoby, garanční služby atd.). -základní technické vlastnosti produktu a sledovat změny jeho ceny. -historie předešlých nákupů. Potřebné informace může nákupce čerpat ze dvou zdrojů: •z katalogu produktů, který informuje o cenách a množstvích již dodaných a také o stavu zásob produktu, •z katalogu dodavatelů, který obsahuje charakteristiky již známých dodavatelů, včetně záznamů o jejich přednostech a nedostatcích. 1. Specifikace potřeb organizace. Případ nákupu nového produktu -seznam technických vlastnosti produktu a -seznam podmínek nákupu. Nákupce se musí nejdříve zaměřit na vypracování těchto dokumentů, a teprve potom následují jeho konzultace s dodavateli, na jejichž základě vznikne přesná specifikace produktu 2. Určení druhu výrobků a jejich kvality • je nutno věnovat pozornost kvalitativním nárokům, dodacím podmínkám a dalším službám, které bude podnik od dodavatele požadovat. 3. Detailní specifikace potřeb •požaduje se úzká spolupráce kupujícího a dodavatele. Oba musí být aktivní, sdělovat si informace. 4. Identifikace dodavatele Získání informace o dodavatelích (Zlaté stránky, časopisy, internet, …). Dodavatelé sami zasílají nabídky, nabízejí výrobky poštou, osobně apod. 5. Nabídkové řízení dodavatelé předávají své nabídky. Nakupující je musí vyhodnotit z hlediska: ceny, dodacích podmínek, servisních služeb, dodávek náhradních dílů, spolehlivosti, úrovně výroby apod. 6. Výběr dodavatele a stanovení ceny. §Scoring modely §Metoda srovnání s optimem §Nezbytné minimum 6. Výběr dodavatele a stanovení ceny. Scoring modely Hodnotící kritérium Ukazatel Dodavatel X Y Z A. JAKOST (váha 45) počet bezchybných dodávek z celkového počtu 30 22,0 25,0 18,0 podíl v % 73,3 83,3 60,0 BODY podíl krát váha 33,0 37,5 27,0 B. CENA (váha 30) průměrná cena za posledních třicet dodávek v Kč 160,0 180,0 100,0 reciproční index 62,5 55,5 100,0 BODY index krát váha 18,8 16,7 30,0 C. SPOLEHLIVOST (váha 25) Celková překročená dodací lhůta za posledních 30 dodávek ve dnech 190,0 105,0 160,0 reciproční index 55,3 100,0 65,6 BODY index krát váha 13,8 25,0 16,4 CELKOVÉ HODNOCENÍ 65,6 79,2 73,4 6. Výběr dodavatele a stanovení ceny. Metoda srovnání s optimem Kritérium D1 D2 D3 Optimum Vyzrálost QMS (%) 91,7 92,4 87,9 100 Vzdálenost dodavatele (km) 240 126 406 Do 100 Dodací lhůta (týdny) 5 3 3 3 Platební podmínky (počet výhod) Množstevní sleva Množstevní sleva a odložená splatnost faktur Standardní Standardní Index úplných nákladů nákupu (IUNN) 1,11 1,07 1,14 1,00 Rozsah neshod v předchozích dodávkách (ppm) 635 420 500 200 Nabídnutá cena dodávky (Kč) 426000 430000 428000 420000 6. Výběr dodavatele a stanovení ceny výsledek nabídkového řízení. Cena je funkcí kvality, a proto nízká cena nemusí být nejvýhodnější. Úspory v nákupu mohou znamenat ztráty ve výrobě. Důležité jsou i náklady na dopravu, skladování, administrativu atd. Problémem může být počet dodavatelů Počet dodavatelů Méně dodavatelů má výhody: •nižší variabilita dodacích cyklů, •jednodušší komunikace, •vyšší ochota dodavatelů ke spolupráci a zlepšování kvality, •lepší úroveň vztahů s partnery. Nevýhody: riziko poruch v dodávkách u menšího počtu dodavatelů. Z toho vyplývá důležitost kritéria spolehlivosti, to je snaha uzavírat dlouhodobé kontrakty s dodavateli. Výběr dodavatele •příklad vícekriteriálního rozhodování, existuje řada rozhodovacích metod (např. rozhodovací analýza, párové srovnávání, …). •V nákupní skupině může docházet ke střetu zájmů (cena x kvalita, snadnost výroby x technické provedení, skladování x náklady na dopravu, vliv dodavatele na finanční situaci podniku). 7. Uzavření hospodářské smlouvy a vystavení objednávky Objednávka a smlouva musí být v souladu s požadavky zákazníků, výroby a zvoleným nákupním postupem. 8. Trvalé sledování dodavatelů a jejich vyhodnocování. • Je nutné vědět nejen, že dodavatel dodá požadovanou kvalitu, ale že ji bude schopen dlouhodobě dodržovat. Péče o kvalitu začíná na vstupu (státní zájem na ochranu spotřebitele je upraven zákonem). Aby byli výrobci konkurenceschopní, musí zvyšovat produktivitu práce, udržet úroveň rentability a snižovat ceny surovin. Proto musí dodavatelé i odběratelé spolupracovat na vývoji nových výrobků. Děkuji za pozornost!